Jak rozsądnie gospodarować czasem

Żyjesz w wiecznym pędzie. Ciągle zaspany, spóźniony, zmęczony. W pracy zaległości. W domu rodzina ma pretensje, że masz mało czasu dla nich. Chciałbyś, aby doba miała co najmniej 35 godzin. Jak zyskać trochę czasu?

Doby nie rozciągniesz, ale możesz lepiej gospodarować czasem, który masz. Zwłaszcza jeśli zwykle czeka na ciebie mnóstwo obowiązków. Nastawiając budzik codziennie o 5 minut wcześniej albo kładąc się o 5 minut później możesz swobodnie bez dużej straty na zdrowiu skrócić sen o parę minut. No chyba, że sypiasz tylko godzinę, ale wtedy jest ci potrzebny lekarz, a nie artykuł z poradami.

Aby zdążyć

30-letnia Kasia Drawicz pracująca w biurze magazynu jednej z dużych firm w Lake Side przyjeżdża do pracy 15 minut wcześniej niż inni i kończy też kilkanaście minut wcześniej. Unika w tensposób tłoku w windzie, zamieszania na parkingu i korków na rondach, gdy rano wszyscy jadą na ostatnią chwilę, a po południu śpieszą się do domu.

Przerwa – brzmi to bezsensownie, kiedy masz tyle na głowie, ale musisz odpoczywać w ciągu dnia. Polacy są na ogół nie przyzwyczajeni do odrywania się od obowiązków. Woleliby za to wcześniej kończyć pracę. Ale jest to niezbędne, by wydajnie pracować. Odpoczynek polega na całkowitej zmianie zajęcia. Jeśli pracujesz przy biurku, wyjdź z pokoju, idź na spacer, porozmawiaj z kimś (byle nie o pracy), poćwicz. Musisz odświeżyć umysł. Jeśli pracujesz fizycznie – usiądź, poczytaj gazetę. Jeśli twoja praca to ciągłe napięcie, stres i męczący kontakt z ludźmi, znajdź zaciszne miejsce i spróbuj zapaść w regenerującą drzemkę.

Wiosną i latem w City, niedaleko „Ogórka” można zobaczyć „krawaciarzy” leżących na trawnikach w eleganckich garniturach. Skutecznie wyciszają się po lunchu, zanim wrócą do biurka i ciągledzwoniących telefonów.

Marudny szef

Codziennie omawiaj z szefem kolejność wykonywania swoich zadań według stopnia ich ważności. Ustalanie priorytetów pozwoli uniknąć ci marnowania czasu. Twój przełożony łatwiej wypuści cię do domu, jeśli nie dokończysz jakiegoś drobiazgu, niż gdy chcesz zostawić w połowie bardzo ważne zadanie. Jeśli twoja praca składa się z samych ważnych zadań, a ciągle brak ci czasu na ich zrealizowanie, musisz zasygnalizować przełożonemu, że ucierpi na tym jakość twojej pracy. 

Przemęczony i zestresowany pracownik to kiepska wydajność i spowolnienie działań całej firmy. Jeśli szef zarzuca cię obowiązkami tuż przed wyjściem z pracy, dogadaj się z nim, że godzinęlub dwie przed jej zakończeniem będziesz z nim ustalać, co jeszcze musisz danego dnia wykonać. 

Bądź asertywny

Jeśli czujesz się obciążony obowiązkami, które spokojnie mogliby wykonać twoi koledzy, nie wahaj się prosić o pomoc. Jeśli twoim problemem jest psujący się często komputer lub inny sprzęt,poproś dyżurnych mechaników czy informatyków o przeszkolenie w usuwaniu najczęściej powtarzających się awarii lub naucz się im zapobiegać. Unikniesz wtedy oczekiwania godzinamina fachowca, by wydrukować jedną fakturę.

Jeśli sam decydujesz o priorytetach, warto skorzystać z metody ABCDE: 

A – to zadania, które musisz wykonać, bo czekają cię określone konsekwencje 
B – powinieneś to zrobić, ale w razieniewykonania konsekwencje będą mniejsze 
C – to obowiązki, które możesz wypełnić, jeśli wystarczy czasu
D – oddasz te zadania komuś innemu, aby wykonał je za ciebie
E – to sprawy, które eliminujesz, bo szkoda na nie czasu

Oczywiście zacznij od A.

Notuj, notuj, notuj

To, co zapisane, przetrwa. Nie umknie ci wtedy aerobik córki, dentysta syna i rezerwacja biletów do kina. Nie zapomnisz o imieninach cioci, spłacie długu czy odbiorze przyjaciółki z lotniska. Łatwiej będzie ci wdrożyć zmiany ustalone na zebraniu firmowym i zapamiętać nowe słowa i zwroty. Jeśli codziennie sprawdzisz plan dnia, szybciej zorganizujesz zadania i unikniesz przykrychniespodzianek.

Planuj

Nie tylko dzień pracy, ale tydzień z rodziną, weekend, wakacje i emeryturę. Bez terminów nie da się działać. Istnieje reguła, że dana czynność zabierze ci tyle czasu, ile na nią przeznaczysz. Jeślimasz wolne i chcesz wykorzystać część tego czasu na sprzątanie, zaplanuj, ile ma trwać odkurzanie. Jeśli tego nie zrobisz, będziesz się snuć po domu zamiast skończyć porządki i biec do kina. Ucz swoje dzieci, żeby wyznaczały sobie czas na wypełnienie obowiązków, ale i na przyjemności. Planowanie powinno mieć zawsze pewien margines czasowy na ewentualne opóźnienia.

Wykorzystuj każdą chwilę 

Brak ci czasu na naukę angielskiego? Noś minipodręcznik przy sobie i czytaj go w poczekalni u dentysty, w kolejce do banku lub jadąc metrem. Nie masz czasu na gimnastykę? Wykonuj ćwiczenia izometryczne (naprzemiennie napinaj i rozluźniaj poszczególne partie mięśni) stojąc w korku lub w kolejce do kasy. 

Miej plan B

Zawsze warto zostawiać margines czasu na błędy własne, czyjeś lub zbiegi okoliczności. Jeśli będziesz mieć wewnętrzną zgodę na to, że coś może zwyczajnie nie wypalić, niefortunny zbieg okoliczności nie zepsuje ci humoru na resztę dnia. Plan B to przewidywanie trudności i przeciwdziałanie im zawczasu. Jeździsz do pracy samochodem, ale co będzie, jeśli któregoś dnia silnik nieodpali? Czy znasz rozkład jazdy komunikacji miejskiej sprzed twojego domu? Zatrzasnąłeś drzwi od mieszkania zostawiając klucz w środku? Czy w przedsionku masz naszykowany numerdo ślusarza? Syn rozchorował się, kiedy planowałeś służbowy wyjazd.

Czy masz kontakt do kogoś, kto zajmie się gorączkującym dzieckiem podczas twojej nieobecności? Jeśli szwankuje ci internet, a musisz zrobić przelew, czy wiesz, gdzie możesz skorzystać z komputera? Zawsze warto mieć zapasowy klucz, telefon, konto z pewną sumą pieniędzy czy siatkę na zakupy, bo uchwyt od twojej torby czy teczki może się kiedyś oderwać. 

Bądź tu i teraz

To nie jest łatwe, ale można wyćwiczyć. Aby być efektywnym i działać wydajnie, musisz być skupionym na czynności, którą właśnie wykonujesz. To bardzo trudne, ponieważ zwykle jadąc do pracy nie skupiasz się na drodze tylko rozmyślasz o czekających cię obowiązkach i o tym, co powie szef lub nielubiany kolega. W pracy zamiast realizować zadania, planujesz popołudnie, a w domu zamiast odpoczywać czy bawić się z dziećmi, stresujesz się nadchodzącymi zadaniami lub spłatą kredytu. Naucz się żyć pojedynczą chwilą – zyskasz na tym i ty, i twoi bliscy.

Anna Dobiecka

 

---

 

Wspomagacze organizowania czasu:

Na poniższych stronach znajdziesz aplikacje pomagające notować zadania i organizować czas:

http://www.nozbe.com/,
http://todoist.com/,
http://www.vitalist.com/, 
http://www.rememberthemilk.com/signup/

Ważną cechą niektórych z nich jest fakt dzielenia się dostępem do nich za pomocą internetu. Możesz je potraktować jak wirtualny notatnik dla rodziny lub firmy. Dzięki temu możesz zaplanować podział zadań, oznaczyć priorytety i obserwować postępy w ich realizowaniu. Dokładny przegląd tego typu programów znajdziesz pod adresem http://palikowski.net/webware-gtd 

---

Kilka skutecznych tricków

 

• Przestań palić. O szkodach, które papierosy wyrządzają zdrowiu i twojej kieszeni wiesz już wszystko. Ale czy pamiętasz, że 20 wypalonych papierosów to 140 zmarnowanych minut? Statystycznie wypalenie jednego papierosa trwa aż 7 minut! 

• Wyłącz telewizor, grę, komputer, wyloguj się z Facebooka i Naszej-Klasy. 

• Zakupy rób wcześnie rano lub w środku tygodnia, kiedy nie ma klientów w sklepach, a obsługa nie jest zmęczona i chętna do pomocy.

• Wolny czas musi się absolutnie różnić od tego, co zwykle robisz: jeśli pracujesz przy biurku, zajmuj się ogrodnictwem, zapisz na kurs tańca, pływaj, majsterkuj. Jeśli wykonujesz monotonnąpracę fizyczną – maluj, czytaj, pisz wiersze, graj w scrabble – po prostu rób coś kreatywnego.

Źródło: GP 400